Część zmian w przepisach dla przedsiębiorców weszła w życie z dniem 1 stycznia 2020 r., jednak to nie wszystkie nowości, z jakimi przyjdzie zmierzyć się prowdzącym działalności, także w branży HORECA. Czym są kasy fiskalne ONLINE, co jeszcze zmieni się w przepisach i w jaki sposób otrzymać ulgi podatnicze? Na te i wiele innych pytań odpowiedzi znajdziecie poniżej.
Kasy fiskalne ONLINE – co to takiego?
Kasy fiskalne ONLINE to nowa kategoria urządzeń fiskalnych, które komunikują się z Centralnym Rejestrem Kas prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Centralny Rejestr Kas (inaczej Repozytorium) gromadzi szereg danych, m. in.: raporty dobowe, paragony fiskalne, dokumenty niefiskalne, zdarzenia, a także informacje o dokonanych przeglądach okresowych.
Oprócz tego Repozytorium jest odpowiedzialne za nadawanie numeru ewidencyjnego kasie podczas fiskalizacji. Kasy ONLINE łączą się z Repozytorium co dwie godziny. Jest to domyślny czas, bowiem Repozytorium może zmieniać ten harmonogram połączeń. Co więcej, odbywa się to bez wiedzy użytkownika.
Użytkownik kasy ONLINE musi zapewnić dostęp do internetu, czyli odpowiednią infrastrukturę, dzięki której kasa może łączyć się z Repozytorium.
Ważne daty
Według Ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach, do obowiązku prowadzenia ewidencji za pośrednictwem kas online podatnicy są zobowiązani w następujących terminach.
Od 1 stycznia 2020 roku:
- Świadczenia usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania, regenerowania oraz w zakresie wymiany opon i kół dla pojazdów silnikowych i motorowerów, sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu do napędów silników spalinowych.
Od 1 lipca 2020 roku:
- Świadczenia usług zw. z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo oraz w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
- sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.
Od 1 stycznia 2021 roku:
- Świadczenia usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych, budowlanych, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i dentystów, prawniczych, związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej wyłącznie w zakresie wstępu.
Kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii będą wydawane do dnia 31 grudnia 2022 r.*
Po tej dacie można w dalszym ciągu użytkować taką kasę, ale nie będzie można jej fiskalizować.
Koszt zakupu oraz obowiązujące odliczenia
Najważniejsze kwestie dotyczące przysługującego odliczenia na zakup Kas ONLINE wynikające z rozporządzenia Ministerstwa Finansów:
- ulga przysługuje tylko na zakup urządzeń ONLINE,
- ulga obejmuje wyłącznie nowych podatników (przedsiębiorców, którzy nie mieli dotychczas kasy fiskalnej) oraz przedsiębiorców tylko z tych branż, które są zobligowane przez ustawę do użytkowania Kas ONLINE,
- wysokość ulgi to 90% wartości urządzenia z limitem w wysokości 700 zł netto.
Warunki otrzymania ulgi:
- terminowa fiskalizacja zakupionego urządzenia ONLINE,
- dla podatników zobligowanych do korzystania z kas ONLINE rozpoczęcie ewidencji sprzedaży zgodnie z narzuconym przez ustawę terminem,
- przekazanie Urzędowi Skarbowemu kopii faktury zakupu, dowodu zapłaty oraz kopii raportu miesięcznego, potwierdzającego rozpoczęcie ewidencji sprzedaży,
- ulgi nie traci się, jeśli w ciągu 3 lat od fiskalizacji urządzenie jest terminowo poddawane przeglądom technicznym, a komunikacja z repozytorium KAS przebiega zgodnie z harmonogramem.
Prawa i obowiązki podatnika
Zapewnienie terminowego połączenia i przekazu danych do repozytorium kas
- z powodu, np. braku dostępu do internetu w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej podatnik może uzyskać zgodę Urzędu Skarbowego na łączenie się z CRK w innych, ustalonych z Urzędem Skarbpwym terminach.
Poddawanie przeglądom technicznym posiadanych urządzeń fiskalnych co 24 miesiące
- w ciągu 3 dni od zgłoszenia serwisant dokonuje przeglądu,
- w okresie zawieszenia działalności nie wykonuje się przeglądu technicznego, ale należy go dokonać przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji sprzedaży,
- kara za brak przeglądu technicznego – 300 zł, wpłaty należy dokonać na konto właściwego US w ciągu 14 dni od otrzymania decyzji.
Oświadczenia pracowników o zapoznaniu się z zasadami prowadzenia ewidencji
- nowi pracownicy przed rozpoczęciem ewidencji sprzedaży na kasie,
- do 31 maja 2019 r. pracownicy zatrudnieni przed 1 maja 2019 r.
Odczyt pamięci fiskalnej
- podatnik musi zachować dane z pamięci chronionej,
- odczyt i protokół z odczytu wykonywany jest w serwisie (bez udziału Urzędu Skarbowego),
- urządzenie ONLINE, kiedy przechodzi w stan ,,tylko do odczytu” musi być podłączone do internetu w celu przekazania danych do CRK,
- podatnik jest zobowiązany do dostarczenia protokołu odczytu do US w ciągu 5 dni od jego przeprowadzenia.
Czym różnią się kasy ONLINE od kas tradycyjnych?
Różnice:
- w trakcie eksploatacji kasa ONLINE przekazuje do CRK dane zapisywane w swojej pamięci,
- kasy ONLINE rejestrują kopie drukowanych dokumentów w wewnętrznej pamięci,
- kasy ONLINE mają możliwość zdalnej aktualizacji oprogramowania,
- każda kasa fiskalna ONLINE musi współdziałać z terminalem płatniczym,
- kasy ONLINE drukują papierowe paragony, emitując jednocześnie dokument elektroniczny, który może być wysłany na maila klienta jako tzw. e-paragon.
Protokół komunikacyjny z terminalami płatniczymi
Ustandaryzowany protokół komunikacyjny pomiędzy kasą fiskalną a terminalem płatniczym umożliwia zautomatyzowanie wielu czynności związanych z płatnościami elektronicznymi. Przede wszystkim unika się częstych błędów powstających podczas przepisywania kwoty do zapłaty z kasy na terminal.
Poza tym, takie podejście do komunikacji w relacji kasa – terminal powoduje, że urządzenia służące do obsługi płatności elektronicznych można podłączać do kas na zasadzie „plug and play”. Użytkownik kasy nie musi się zastanawiać czy kasa fiskalna, którą posiada jest zgodna z tym, czy innym terminalem płatniczym.
_________________
Materiał powstał we współpracy z firmą NetPOS (oferującą systemowe rozwiązania IT dla biznesu, w tym restauracji, sklepów i hoteli), partnerem biznesowym konferencji MADE FOR Restaurant.